روش‌های ارائه سخنرانی؛ معرفی ۴ روش رایج برای داشتن یک سخنرانی موفق
- شناسه خبر: 16977
- تاریخ و زمان ارسال: ۸ تیر ۱۴۰۰ ساعت ۱۷:۰۹
- نویسنده: اتاق خبر کلام تازه
کلام تازه | سخنرانی بداهه باشد یا با آمادگی قبلی، ارائه سخنرانی هنگامی «واقعی» است که سخنران صادق باشد و بدون نقش‌بازی‌کردن با مخاطب گفتوگو کند. ممکن است سخنرانان قادر به گزینش روش ارائه‌ی سخنرانی خود نباشند؛ ولی آگاهی از ویژگی‌های بهترین شیوه‌های سخنرانی در هر شرایطی به موفقیت می‌انجامد.
بسته به مناسبت و هدف سخنرانی، ۴ روش رایج برای ارائه‌ی سخنرانی وجود دارد:
- سخنرانی بداهه یا بدون آمادگی قبلی؛
- سخنرانی از روی متن آماده؛
- سخنرانی از حفظ ؛
- سخنرانی از روی راهنما یا یادداشت.
معمولا شما روش ارائه‌ی سخنرانی را انتخاب نمی‌کنید؛ بلکه الزامات و شرایط یا مناسبت سخنرانی است که روش ارائه‌ی سخنرانی را تعیین می‌کند. برای نمونه، گاهی از شما خواسته می‌شود که به چیزی که فرد دیگری به‌تازگی گفته است، پاسخ دهید یا بدون داشتن زمانی برای آمادگی قبلی، سخنرانی فرد دیگری را تکمیل کنید. گاهی نیز از شما می‌خواهند اعلامیه یا بیانیه‌ای بخوانید.
۱. سخنرانی بداهه (Impromptu)
در مناسبت‌های گوناگون، شاید از شما بخواهند که بدون آگاهی و آمادگی قبلی یا با آمادگی اندک سخنرانی کنید. گاهی در سخنرانی بداهه فقط یک یا دو دقیقه وقت دارید تا از نظر ذهنی برای سخنرانی آمادگی پیدا کنید. گاهی نیز از شما خواسته می‌شود که بدون آمادگی قبلی، نامه، دست‌نوشته یا مقاله‌ای را دربرابر گروهی بخوانید.
وقتی «در لحظه‌ی آخر» از شما خواسته می‌شود که «بدون آمادگی قبلی» سخنرانی کنید، معمولا به این دلیل است که تصور می‌شود شما درمورد موضوع سخنرانی کاملا آگاهی دارید. برای نمونه، اگر از دانش‌آموزان خواسته شود که در کلاس صحبت کنند، هر دانش‌آموز می‌تواند سخنرانی بداهه‌ی کوتاهی درمورد موضوعی انجام دهد که طبق تکالیف درسی باید درخصوص آن مطالعه می‌کرده است. در جلسات کاری نیز از «معرفی» کوتاهی برای ارائه‌ی اطلاعات به افراد دیگر درمورد پروژه‌ای که درحال انجام است، استفاده می‌شود. در جلسات غیررسمی کوچک، مخاطبان می‌توانند سخنرانی بداهه را قطع کنند و پرسش‌هایی مطرح کنند. این پرسش‌ها به هدایت سخنرانی و اطلاعاتی که در آن ارائه می‌شود کمک می‌کند. در کارزارهای انتخاباتی نیز گاهی سیاستمداران باید در مکان‌ها و زمان‌های مختلف به پرسش‌های خبرنگاران یا رأی‌دهندگان پاسخ دهند.
درست است که این شیوه دشوار به‌نظر می‌رسد؛ ولی بیشتر سخنرانی‌ها در زندگی روزمره‌ی فرد به‌صورت بداهه هستند. افراد درمورد تمام گفت‌وگوهای روزانه‌ی خود از قبل تحقیق نمی‌کنند یا ساعت‌ها پیش از صحبت‌کردن با دوستان‌شان تمرین نمی‌کنند. البته ارائه‌ی این نوع سخنرانی دربرابر مخاطبان یا درباره‌ی موضوعی که فرد آشنایی چندانی با آن ندارد، می‌تواند چالش بزرگی باشد.
متداول‌ترین نمونه‌ی سخنرانی بداهه در دنیای واقعی، (Elevator Pitch) معرفی سی ثانیه‌ای یا آسانسوری است. در شرایطی غیرمنتظره و هنگامی که باید با شخصی صحبت کنید که می‌تواند موجب پیشرفت حرفه‌ای شما شود یا در زمینه‌‌ای نو، فرصتی برای شما فراهم کند، بسیار مهم است که بتوانید سخنرانی بداهه‌ی بسیار خوبی ارائه دهید.
مزایا
بهیاد داشته باشید که شما به‌طورکلی بر محتوایی که ارائه می‌دهید، مسلط هستید، بنابراین می‌توانید به موضوعاتی بپردازید که می‌خواهید درباره‌ی آنها صحبت کنید. به‌علاوه می‌توانید از نمونه‌هایی از تجربیات شخصی خود برای اثبات آنچه می‌گویید بهره بگیرید. ازآنجاکه در موضوع سخنرانی متخصص هستید، باید با اعتماد به نفس و بهگونهای سخنرانی کنید که به‌نظر برسد به گفته‌های خود باور دارید. در سخنرانی بداهه، سخنرانی شما به‌طور طبیعی محاوره‌ای‌تر و خودجوش‌تر خواهد بود. ازآنجاکه ناگزیر نیستید چندین صفحه یادداشت آماده کنید، می‌توانید به‌طور مستقیم و راحت با مخاطب صحبت کنید.
معایب
در سخنرانی بداهه به‌دلیل اینکه آمادگی زیادی ندارید، شاید هنگام فکرکردن درباره‌ی اینکه چه بگویید یا در زمان مرتب‌کردن ایده‌های‌تان وقتی برای سخنرانی از جای خود بلند می‌شوید، مشکل داشته باشید. درست است که با موضوع سخنرانی آشنایی دارید، ولی ممکن است که سخنرانی شما فاقد جزئیات و اطلاعات پشتیبان کافی باشد. اگر مخاطب نیز فعال نباشد و پرسشی نپرسد که به هدایت جریان سخنرانی کمک کند، شاید برخی از نکات مهم را نادیده بگیرید. ولی اگر کسی در میان مخاطبان سؤالاتی بپرسد، شما می‌توانید این شکاف‌ها را پر کنید. به‌علاوه، سخنرانی بداهه معمولا برای مناسبت‌هایی که نیازمند گفتمان‌هایی استدلالی‌تر با ایده‌های پشتیبان هستند یا برای رویدادهای رسمی‌تر مناسب نیست.
نکاتی برای سخنران
اگر در لحظه‌ی آخر از شما بخواهند که سخنرانی کنید، چه خواهید کرد؟ بهتر است با الگوهای معمول سازمان‌دهی آشنا شوید تا بتوانید در هر موقعیتی از آنها بهره بگیرید و درباره‌ی موضوعی که از شما خواسته شده سخنرانی کنید، به‌خوبی صحبت کنید. هریک از مراحل موجود در فرایند را از نخستین تا آخرین مرحله شرح دهید.
- حتما در سخنرانی خود معرفی و نتیجه‌گیری داشته باشید. درصورت امکان، چند دقیقه‌ای درباره‌ی آنچه می‌خواهید برای معرفی موضوع بگویید و روش‌های موجود برای نتیجه‌گیری فکر کنید.
- بر روی یک کارت، گوشی همراه یا تبلت چند یادداشت برای خودتان بنویسید یا چند کلمه که نکات مهمی را به شما یادآوری می‌کند، یادداشت کنید.
- طرح ساده‌ی سه‌بخشیِ مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری را در ذهن داشته باشید و ایده‌های خود را طبق این الگو مرتب کنید.
- لازم نیست سرنوشتار مفصلی را برای کل سخنرانی به‌خاطر بسپارید. فقط ترتیب نکات مهم را بهیاد داشته باشید.
- حتما پس از آنکه نکات موردنظر خود را بیان کردید، توقف کنید و از زیاده‌گویی و پُرحرفی بپرهیزید.
- اگر نمی‌دانید نکته‌ی بعدی که باید درباره‌ی آن صحبت کنید چیست، می‌توانید آنچه را که گفته‌اید، خلاصه کنید. سپس احتمالا آمادگی رفتن به موضوع بعدی را خواهید یافت.
- فراموش نکنید که در بیشتر موارد، شما بیشتر از مخاطبان درباره‌ی موضوع سخنرانی می‌دانید. پس احتمالا درمورد آن موضوع پیش‌تر صحبت کرده‌اید یا احتمالا دانشی دارید که می‌توانید آن را دراختیار دیگران بگذارید.
- بهگونهای صحبت کنید که گویی به آنچه می‌گویید باور دارید؛ یعنی با اعتقادی راسخ سخن بگویید. شما دیدگاه‌ها یا دانش خود را توضیح می‌دهید و در موضوع سخنرانی متخصص هستید.
- آرامش خود را حفظ کنید.
معمولا زمانی از شما می‌خواهند درمورد موضوعی بداهه صحبت کنید که با آن موضوع آشنا هستید و فردی متخصص در آن حوزه به‌شمار می‌روید.
معرفی سی‌ثانیه‌ای یا آسانسوری
معرفی سی‌ثانیه‌ای یا آسانسوری، خلاصه‌ی کوتاهی است که برای توضیح‌ِ سریع کار خود یا پروژه‌ی مهمی که در دست اقدام دارید، بیان می‌کنید. چنان‌که از نام آن پیداست، برای ارائه‌ی این خلاصه‌ی کوتاه، حدود ۳۰ ثانیه یا به‌اندازه‌ی مدتی که در آسانسور هستید، زمان دارید. بنابراین، وقتی فردی از شما می‌پرسد شغل شما چیست، می‌توانید به‌سرعت و ظاهرا بدون آمادگی قبلی، معرفی یا توضیح بداهه‌ای ارائه دهید.
پرسش و پاسخ در سخنرانی بداهه
از سخنرانی بداهه معمولا در جلسات غیررسمی کوتاهی استفاده می‌شود که در آن مخاطبان می‌توانند سخنرانی را متوقف کنند و برای کمک به هدایت سخنرانی یا کسب اطلاعات موردنیاز خود، پرسش‌هایی از سخنران بپرسند. در این موقعیت‌ها تمرکز خود را از دست ندهید و پرسشِ مطرح‌شده را تکرار کنید و بدون منحرف شدن از موضوع اصلی سخنرانی به آن پاسخ بدهید.
۲. سخنرانی از روی نوشته (Manuscript)
گاهی باید برای سخنرانی خود از نوشتاری بهره بگیرید که بدون درنظرگرفتن افکار یا نظرات شخصی شما نوشته شده است. ولی گاهی نیز باید متن خودتان را بنویسید که احتمالا به‌دلیل انتشار آن در نشریات، باید در سخنرانی خود از عبارت‌ها و جمله‌های دقیق و درستی بهره بگیرید.
روش ارائه‌ی سخنرانی از روی نوشته، بسته به اینکه این نوشته توسط خود شما یا فرد دیگری نوشته شده باشد، متفاوت است. گاهی باید از نوشتهای استفاده کنید که دراختیار شما قرار گرفته است و نمی‌توانید افکار یا دیدگاه‌های شخصی خود را به آن اضافه کنید. ولی گاهی نیز خودتان باید متن سخنرانی را بنویسید؛ زیرا می‌خواهید آن را در نشریه‌ای چاپ کنید و به‌همین‌دلیل، باید مطمئن شوید که عبارت‌ها و جمله‌های دقیق و درستی به‌کار می‌برید.
وقتی متن سخنرانی در اختیار شما قرار می‌گیرد
در این حالت، شما باید متن را دقیقا و به‌صورتی که نوشته شده است، ارائه دهید. شما سخنرانی خود را براساس متنی ارائه می‌دهید که توسط فرد دیگری نوشته شده است و ایده‌های اصلی نویسنده‌ی آن را بازتاب می‌دهد و شما فقط باید آن ایده‌ها را به مخاطبان ارائه دهید. این نوشته ممکن است شکل‌های متفاوتی داشته باشد و می‌تواند داستان کوتاه، شعر یا مقاله باشد. به‌علاوه، گاهی نیز نوع خاصی از نوشته دراختیار شما قرار می‌گیرد که اعلامیه یا بیانیه نام دارد.
در اعلامیه یا بیانیه، جمله‌بندی‌ها بادقت انتخاب شده است و متن باید دقیقا همان‌گونه که نوشته شده است، خوانده شود؛ زیرا اعلامیه و بیانیه نوع خاصی از سخنرانی است که جمله‌ها و اظهارات موجود در آن، واقعا اجرا خواهد شد. اگر در اعلامیه‌ای که می‌خوانید نوشته شده است: «اکنون اعلام می‌کنم که…» با خواندن این اعلامیه، آنچه در آن گفته شده است، واقعا اجرا خواهد شد.
مزایا
در این حالت، معمولا زمان کافی برای آماده‌شدن دارید و می‌توانید مفهومی را که باید به مخاطبان انتقال دهید، کاملا درک کنید. پس از درک منظور و مفهوم موردنظر، می‌توانید خواندن متن را به‌صورتی تمرین کنید که بتوانید آن را با تأکید بر واژه‌های مهم به‌شکلی محاوره‌ای ارائه دهید و با کنارهم‌قراردادن واژه‌های مناسب، عباراتی صوتی ایجاد کنید و با تغییردادن سرعت و تأکید، معنا و مفهوم اصلی را انتقال دهید. ازآنجاکه متن سخنرانی همراه شماست، می‌توانید بخش‌هایی را که می‌خواهید با تأکید بیشتری بیان کنید یا روی آنها مکث کنید یا رسایی و زیروبمی صدای خود را در آنها تغییر دهید، با علامت مشخص کنید.
معایب
البته عیب آشکار این روش این است که شما به‌جای فرد دیگری سخن می‌گویید و به‌جای اندیشه‌ها و دیدگاه‌های خودتان، بازتابنده‌ی اندیشه‌ها و دیدگاه‌های او هستید. شما صاحب افکار و ایده‌هایی که بیان می‌کنید نیستید؛ ولی ازآنجاکه شما متن سخنرانی را ارائه می‌دهید، این شما هستید که مورد داوری مخاطبان قرار می‌گیرید.
وقتی خودتان متن سخنرانی را می‌نویسید
اگر خودتان متن سخنرانی را می‌نویسید، نخست به مخاطبانتان فکر کنید و متن را بهگونهای بنویسید که گویی مستقیما می‌خواهید با آنها صحبت کنید. در اینجا شما کتاب نمی‌نویسید؛ بلکه نویسنده‌ی متن سخنرانی‌ای هستید که می‌خواهید ارائه دهید. وقتی سخنرانی را از روی نوشتهای آماده انجام می‌دهید، باید با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید و صرفا از روی متن روخوانی نکنید.
مزایا
نگارش متن توسط خودتان مانع از این می‌شود که چیزی بگویید که درصورت توجه دقیق به موضوع سخنرانی‌تان هرگز آن را نخواهید گفت. در این حالت، شما چیزی را می‌گویید که می‌خواهید بگویید و این تصور را در مخاطبان ایجاد می‌کنید که شما اندیشمندی آرام و متین هستید. شما می‌توانید از تله‌پرامپتر (دستگاه نمایش متن، teleprompter) نیز بهره بگیرید. با کمک این دستگاه می‌توانید به‌طور مستقیم برای مخاطبان خود سخنرانی کنید. البته درصورت به‌کارگیری این دستگاه، باز هم باید درمورد سرعت و ترتیب بخش‌های مختلف متن تمرین کنید.
معایب
تهیه‌ی متن سخنرانی توسط سخنران معایبی نیز دارد. این کار چالش‌برانگیز است؛ زیرا ممکن است که سخنران به‌سختی بتواند ارتباط چشمی خود را با مخاطبان حفظ کند و صمیمیت و صداقت خود را به مخاطبان نشان دهد. شاید برای شما دشوار باشد که هنگام خواندن متن بتوانید محاوره و گفت‌وگویی واقعی با مخاطبان خود انجام دهید. شما باید طبیعی به‌نظر برسید و شخصیت و پرسونای ویژه‌ی خودتان را داشته باشید و این کار هنگامی که صرفا باید متنی را بخوانید که خودتان روی صفحه‌ای نوشته‌اید، دشوار است. ولی با تمرین کافی می‌توانید متن کاملی بنویسید و با تمرین دقیق، آن را به‌خوبی از روی دست‌نوشته‌ی خود ارائه دهید.
به‌کارگیری تله‌پرامپتر
تله‌پرامپتر نمایشگری است که متن سخنرانی را روی یک صفحه‌ی تصویری الکترونیکی به گوینده نشان می‌دهد. بهره‌گیری از تله‌پرامپتر مانند استفاده از کارت‌های یادآوری (Cue Cards، کارتی که از دید بینندگان پنهان است و برای کمک به حافظه‌ی بازیگر به‌کار می‌رود) است. شما می‌توانید واژه‌ها را روی نمایشگری روبه‌روی خود که معمولا زیر لنز دوربین تصویربرداری حرفه‌ای قرار دارد، مشاهده کنید. واژه‌های موجود روی نمایشگر به‌کمک ورقه‌ی شیشه‌ای شفاف یا دستگاه منشعب‌کننده‌ی پرتوهای نوری، به چشم گوینده بازتاب داده می‌شود. ازآنجاکه در این روش لازم نیست به برگه‌ی خود نگاه کنید، بیننده گمان می‌کند که به‌صورت خودبه‌خود و بدون استفاده از متن و نوشته صحبت می‌کنید.
خوشبختانه علاه بر تله‌پرامپترهای حرفه‌ای، اپلیکیشن‌های تله‌پرامپتر ارزان‌قیمت و اپلیکیشن‌های تله‌پرامپتر مبتنی بر وبِ رایگانی نیز وجود دارد که با به‌کارگیری آنها می‌توانید از تله‌پرامپتر برای ارائه‌ی موعظه‌ها، سخنرانی‌ها و تولید فایل‌های صوتی باکیفیت بهره بگیرید. این محصولات ابتدایی روی دسکتاپ، لپ‌تاپ و حتی تبلت کار می‌کنند.
۳. سخنرانی از حفظ (Memorized)
شاید لازم باشد متنی کوتاه، دست‌نوشته یا گاهی شعری را از بَر کنید و آن را به‌صورت بخشی از یک سخنرانی ارائه دهید؛ به‌جای آنکه دست‌نوشته‌ای به شما داده شود و از شما بخواهند که آن را بخوانید.
در برخی شرایط به سود شماست که متن سخنرانی خود را حفظ کنید و گاهی نیز حفظ کردن متن به زیان شماست و موجب می‌شود که نتوانید سخنرانی خود را به‌درستی انجام دهید.
کاربردهای سخنرانی از حفظ
در گذشته از سخنرانان خوب انتظار داشتند که سخنرانی خود را از حفظ و بدون استفاده از یادداشت یا کمک‌های دیگر انجام دهند. ولی امروزه فقط گاهی لازم است که متن سخنرانی خود را حفظ کنید.
امروزه حفظ‌کردن متن سخنرانی به دو صورت زیر انجام می‌شود:
- کل سخنرانی یا دست‌نوشته به‌خاطر سپرده می‌شود.
- بخش‌های استانداردی از پیام حفظ می‌شود و سپس این بخش‌ها به‌صورت یک سخنرانی با یکدیگر ادغام می‌شود.
مزایا
اگر متن سخنرانی خود را حفظ کنید، احتمالا بهتر از سخنرانی عمل خواهید کرد که از روی نوشته می‌خواند؛ زیرا می‌توانید با مخاطبان ارتباط بیشتری برقرار کنید. به‌علاوه ناچار نیستید مدام به نوشته نگاه کنید. وقتی سخنرانی خود را حفظ کرده‌اید، نیازی نیست که مانند سخنرانی‌های از روی راهنما (Extemporaneous)، درباره‌ی آنچه می‌خواهید بگویید یا چگونگی بیان‌کردن ایده‌ی خود فکر کنید؛ بنابراین، می‌توانید به مخاطبان خود بیشتر توجه کنید. به‌طورکلی، ما امروزه در جامعه‌ی خود سخنرانی از روی راهنما را تحسین می‌کنیم و بر آن تأکید داریم؛ ولی در بسیاری از سخنرانی‌های بزرگ در طول تاریخ، همه یا بخشی از متن سخنرانی از حفظ بیان شده است.
معایب
یکی از مشکلات اصلی ارائه‌ی سخنرانی از حفظ، این است که سخنرانی ما تمرین‌شده و مصنوعی به‌نظر می‌رسد انگار که از روی متنی می‌خوانیم؛ ولی می‌توان سخنرانی را به‌شکلی حفظ کرد و ارائه داد که در آن تنوع و تأکید وجود داشته باشد و طبیعی به‌نظر برسد.
نکاتی برای سخنران
شما می‌توانید به روش‌های گوناگونی سخنرانی خود را حفظ کنید. در ادامه، برخی از دستورالعمل‌های لازم در هنگام ارائه‌ی سخنرانی از حفظ را بیان می‌کنیم:
- هنگام نوشتن متن سخنرانی، آن را بهگونهای بنویسید که انگار به‌طور طبیعی و مستقیم با مخاطبانتان صحبت می‌کنید.
- سرنوشتاری از نکات مهم تهیه کنید و سپس این سرنوشتار را حفظ کنید.
- اگر باید در گذر زمان، سخنرانی یکسانی برای مخاطبان گوناگون ارائه دهید، تک‌تک بخش‌های سخنرانی را حفظ کنید و سپس برای هر مناسبت این بخش‌ها را با یکدیگر ادغام کنید.
- اگر هنگام ارائه‌ی سخنرانی، یک یا چند واژه یا بخش کوچکی را فراموش کردید، از آن بگذرید و به سخنرانی خود ادامه دهید.
۴. سخنرانی از روی راهنما (Extemporaneous)
در برخی موقعیت‌ها کمی پیش از سخنرانی به شما اطلاع می‌دهند که باید سخنرانی کنید و درنتیجه، می‌توانید درباره‌ی آنچه می‌خواهید به مخاطبان خود بگویید، بیندیشید و واکنش‌های آنها را پیش‌بینی کنید و سرنوشتاری (outline) برای رساندن پیام موردنظر خود تهیه کنید. این شیوه، طبیعی‌ترین روش برای سخنرانی است که در آن می‌توانید با اندکی آمادگی قبلی، گفت‌وگویی طبیعی‌تر با مخاطبان خود داشته باشید.
سخنرانی Extemporaneous طبیعی‌ترین شیوه‌ی سخنرانی است که در آن به یادداشت‌های خود نگاه می‌کنید و هم‌زمان، ارتباط چشمی را با مخاطبانتان حفظ می‌کنید. در سخنرانی Extemporaneous سخنرانی شما از پیش آماده شده است و می‌توانید با بهره‌گیری از راهنما، به لحن، روانی و سبک طبیعی‌تری برای مخاطبان خود دست یابید. نخست درباره‌ی موضوعات موردنظر بیندیشید و برخورد مخاطبان با سخنرانی خود را پیش‌بینی کنید. سپس براساس این آمادگی، یادداشت‌هایی برای سخنرانی خود تهیه کنید و از آنها در طول سخنرانی بهره بگیرید.
نوشتن یادداشت‌های سخنرانی
۲ روش محبوب برای خلق نمایشی گرافیکی از یادداشت‌ها وجود دارد:
- سرنوشتارنویسی (Outlining)؛
- نقشه‌برداری ذهنی یا مفهومی (Mind or Concept Mapping).
سرنوشتار، فهرستی از موارد است که در آن هر مورد به موارد دیگری تقسیم می‌شود. هر سطح در سرنوشتار دست‌ِکم ۲ زیرشاخه دارد. ۳ نوع اصلی سرنوشتار عبارت‌اند از:
۱. سرنوشتار جملات: هر جمله‌ی کامل شامل یک عنوان یا جمله‌ای واحد درمورد موضوع سرنوشتار است.
۲. سرنوشتار موضوعی: هر موضوع، فهرست شده و به‌صورت موضوعی فرعی برای موضوع اصلی سرنوشتار عمل می‌کند.
۳. سرنوشتار عبارات: هر عبارت کوتاه، موضوعی فرعی برای عبارت اصلی پیش از خود است.
سرنوشتار موضوعی و سرنوشتار عبارات، نسبت به سرنوشتار جملات بهتر هستند. برای نمونه، شما به‌راحتی می‌توانید به یادداشت‌های خود نگاه کنید و بهیاد بیاورید که در سخنرانی خود باید درباره‌ی چه موضوعاتی سخنرانی کنید.
سرنوشتار معمولا به دو شکل است: الفباعددی و اعشاری.
سرنوشتار الفباعددی
سرنوشتار الفباعددی شامل عدد یا حرفی در آغاز هر موضوع است. به نمونه‌ی زیر توجه کنید:
۱. بیانیه‌ی پایان‌نامه: کنترل ایمیل‌ها و اینترنت زیرپاگذاشتن حقوق کارکنان است.
الف. وضعیت: امروزه بیش از ۸۰٪ شرکت‌ها کارکنان خود را کنترل می‌کنند.
۱. برای جلوگیری از جعل اسناد، دزدی و سایر تخلفات مرتبط با محل‌کار.
۲. برای کنترل مؤثرتر بهره‌وری کارکنان.
ب. در مسئله‌ی نظارت الکترونیکی و پایش، کارکنان از چه حقوقی برای حفظ حریم خصوصی خود برخوردارند؟
۱. کارکنان آمریکایی اساسا از هیچ حمایت قانونی دربرابر مدیرانی که درباره‌ی آنها تجسس و تحقیق می‌کنند، برخوردار نیستند.
الف. هیچ قانون فدرال یا ایالتی برای حمایت از کارکنان وجود ندارد.
ب. ممکن است که خود کارکنان برای حفاظت از حریم خصوصی خود دست به اقدام بزنند.
۲. بیشتر مدیران معتقدند که هیچ حقوقی برای حفظ حریم خصوصی کارکنان در محل‌کار وجود ندارد.
الف. ارتباطات در محل‌کار باید مربوط به مسائل کاری باشد و هر چیز دیگری به‌معنای سوء‌استفاده از تجهیزات و زمان شرکت است.
ب. کارفرمایان حق دارند که با کنترل‌کردن ارتباطات کارکنان، از این سوء‌استفاده‌ها جلوگیری کنند.
سرنوشتار اعشاری
سرنوشتار اعشاری ارتباط هر یک از موارد در هر سطح را با کل نشان می‌دهد. به نمونه‌ی زیر توجه کنید:
بیانیه‌ی پایان‌نامه:
۱ مقدمه
۱.۱ تاریخچه‌ی مختصری از لیز کلایبورن
۱.۲ محیط کاری شرکت
۲ فرصت‌های شغلی
۲.۱ مدیریت عملیات‌ها
۲.۱.۱ ترابری
۲.۱.۲ تجارت بین‌المللی و آداب‌و‌رسوم شرکت
۲.۱.۳ توزیع
۲.۲ توسعه‌ی محصول
سرنوشتار می‌تواند چاپی یا به‌صورت دست‌نوشته باشد.
نقشه‌برداری ذهنی و نقشه‌برداری مفهومی
نقشه ذهنی و نقشه‌ی مفهومی، بازنمایی تصویری ایده‌ها و مفاهیم است. نقشه‌ی ذهنی نموداری است که با یک واژه آغاز می‌شود و سپس شاخه‌هایی از گره‌ی مرکزی (Central Node) منشعب می‌شود و دسته‌های کوچک‌تر، زیرشاخه‌های شاخه‌های بزرگ‌تر به‌شمار می‌روند. نقشه‌ی مفهومی شکلی آزادتر دارد؛ زیرا می‌توان چندین مرکز و خوشه در آن ایجاد کرد. نقشه‌ی مفهومی برخلاف نقشه‌ی ذهنی، روی یک مرکز مفهومی واحد ثابت نمی‌شود.
دستورالعمل‌های تمرین و تکرار
دستورالعمل‌های زیر بهترین روش‌ها برای تمرین و تکرار سخنرانی از روی راهنما هستند:
- تصور کنید که روبه‌روی مخاطبان خود قرار گرفته‌اید و به‌صورتی محاوره‌ای با آنها صحبت می‌کنید.
- با نمودارها و شکل‌هایی که برای سخنرانی آماده کرده‌اید، تمرین کنید و نمایش آنها را با سخنان خود هماهنگ کنید. فقط هنگامی نمودارها را نمایش دهید که می‌خواهید درباره‌ی آنها صحبت کنید.
- دربرابر دیگران تمرین کنید و از آنها بخواهید که درمورد سخنرانی شما نظر بدهند.
- تمرین سخنرانی را (بنابر زمان مشخصی که برای سخنرانی در اختیار دارید) انجام داده و ضبط کنید و به آن گوش دهید.
- برای وقفه‌ها و پرسش‌های احتمالی در پایان سخنرانی آمادگی داشته باشید.
درست است که در سخنرانی از روی راهنما نیازی به حفظ‌کردن متن سخنرانی از روی دست‌نوشته ندارید؛ ولی باید مطالب و یادداشت‌های خود را از پیش آماده کنید تا بتوانید سخنرانی خوبی به مخاطبان خود ارائه دهید.
ابراز شخصیتی متفاوت برای موقعیت‌های گوناگون
شما در تمام روش‌های ارائه‌ی سخنرانی، باید شخصیت (Persona، واژه‌ای لاتین به‌معنی نقاب یا ماسک چهره‌ی بازیگر) ویژه‌ی خودتان را ابراز کنید. در دانش ارتباطات، شخصیت یا پرسونا اصطلاحی است که برای توصیف نسخه‌هایی از «خود» به‌کار می‌رود که در همه‌ی افراد وجود دارد. شما براساس تأثیری که می‌خواهید در گفتوگو با دیگران بیافرینید، رفتار می‌کنید. هر فرد می‌تواند در زمان‌ها و مناسبت‌های گوناگون، شخصیت‌هایی متفاوت به‌نمایش بگذارد. درواقع، شخصیتی که در هنگام سخنرانی و دربرابر دیگران به‌نمایش می‌گذارید، با شخصیتی که در هنگام تنهایی دارید، متفاوت است. در اینجا به چند نکته‌ی مهم در آفرینش شخصیتی طبیعی و محاوره‌ای در هنگام سخنرانی اشاره می‌کنیم:
۱. چیزی برای گفتن داشته باشید
نخستین نشانه‌ی توانایی فرد در سخنرانی این است که سخنران چیزی برای گفتن داشته باشد. سخنرانی بدون داشتن ایده، دیدگاه یا اطلاعات، بیهوده‌ترین کار در جهان است. این‌گونه سخنرانی موجب هدررفتن وقت فردی می‌شود که خواهان سخنرانی است و افزون بر آن، به هدررفتِ زمان و طاقت افرادی می‌انجامد که ناگزیرند به سخنان او گوش دهند. در یکی از آثار شکسپیر به‌نام «تاجر ونیزی»، مردی وجود دارد که حرف مهمی برای گفتن ندارد و سپس باسانیو او را به‌صورت زیر توصیف می‌کند:
گریتیانو بیش از هر مرد دیگری در سرتاسر ونیز می‌تواند ساعت‌ها درمورد هیچ صحبت کند. دلایل او مانند دو دانه‌ی گندمِ پنهان‌شده در دو پیمانه‌ی کاه است. باید تمام روز را برای یافتن آنها جست‌وجو کنید و وقتی آنها را می‌یابید، می‌بینید که اصلا ارزش جست‌وجوکردن نداشته‌اند.
باید پیش از تمرکز بر ارائه‌ی سخنرانی، به‌خوبی بیندیشید و محتوای پیامی را که می‌خواهید به مخاطبان خود برسانید، آماده کنید.
۲. صادقانه سخن بگویید
دومین نشانه‌ی سخنران خوب، راستی است. هیچ چیز جای صداقت فردی را نمی‌گیرد. اگر به پیامی که می‌خواهید به دیگران منتقل کنید باور نداشته باشید، نمی‌توانید تأثیری را که می‌خواهید، بر مخاطبان خود بگذارید.
۳. سبک شخصی خودتان را داشته باشید و هرگز تقلید نکنید
سخنرانی به‌سبکی طبیعی و محاوره‌ای به این معناست که سخنران از سبک سخنرانان بزرگ دیگر تقلید نمی‌کند و فقط گاهی از سبک یا رویکردی که با شخصیت خود سازگاری دارد، بهره می‌گیرد. این اشتباهی بزرگ است که به‌عمد از سخنرانی محبوب تقلید کنید و سبک خود را کاملا همانند او کنید. البته شاید روش‌ها و شیوه‌های خاصی را در سخنرانان دیگر ببینید که به‌طور طبیعی با سبک و خلق‌و‌خوی شما همخوانی دارد و به‌همین‌دلیل، از آنها بهره بگیرید. ولی همواره باید دربرابر هر چیزی که به فردیت شما آسیب می‌زند، بایستید حتی اگر این آسیب در کمترین حد ممکن باشد.
فراموش نکنید که سخن‌گفتن عملی کاملا طبیعی است که در آن نیازی به بهره‌گیری از روش‌های عجیب و مصنوعی نیست و فقط باید توانایی گفتوگو را در خود رشد و توسعه دهید. هدف، توسعه و پرورش شخصیت و پرسونای صادق و واقعی خودِ شما به‌عنوان سخنران، بدون هرگونه تقلید است.
تفاوت سخنرانی با آمادگی قبلی و سخنرانی بداهه
تفاوت اصلی میان سخنرانی با آمادگی قبلی و سخنرانی بداهه، میزان زمانی است که به سخنران داده می‌شود تا برای سخنرانی تمرین کند و آماده شود. سخنرانی طیف گسترده‌ای را دربرمی‌گیرد. در یک سوی این طیف، سخنرانی‌ای قرار دارد که متن آن کاملا حفظ شده است و در سوی دیگر نیز سخنرانی‌ای بدون هیچ‌گونه آمادگی قبلی و تمرین جای می‌گیرد.
سخنرانی با آمادگی قبلی
رایج‌ترین نوع سخنرانی، سخنرانی با آمادگی قبلی است. در این نوع سخنرانی، موضوع از قبل به سخنران داده می‌شود و او زمان کافی برای پژوهش درباره‌ی آن دارد و برای ارائه‌ی سخنرانی تمرین می‌کند. از این نوع سخنرانی می‌توان در هنگام سخنرانی در جلسه‌ای کاری و تجاری بهره گرفت.
ولی آمادگی لزوما به‌معنای حفظ‌کردن تک‌تک کلمات نیست. سخنرانی با آمادگی قبلی می‌تواند سخنرانی از حفظ، از روی راهنما، از روی نوشته یا آمیزه‌ای از این تکنیک‌ها باشد. در سخنرانی از روی راهنما، معمولا برای کمک به سخنران در یادآوری نکات کلیدی و ترتیب مطالب، از کارت‌های یادداشت استفاده می‌شود. سخنرانی از حفظ نوعی از سخنرانی است که در آن کل مطالب از حفظ گفته می‌شود و از نوشته یا کارت‌های کمکی استفاده نمی‌شود. در سخنرانی از روی نوشته نیز کل متن سخنرانی از پیش نوشته شده است.
در هنگام آمادگی برای سخنرانی فرد باید:
- سخنرانی را به همان صورتی تمرین کند که باید ارائه شود؛ یعنی مثلا از ابزار تصویری و اسلاید بهره بگیرد، سخنرانی را در حالت ایستاده یا نشسته انجام دهد (هرکدام که برای شرایط واقعی سخنرانی مناسب‌تر است) و…
- تمرین خود را بنابر زمان‌بندی و مدت‌زمانی که برای سخنرانی در اختیار دارد، تنظیم کند.
- روبه‌روی دیگران تمرین کند.
- درصورت امکان، در مکان ارائه‌ی سخنرانی تمرین کند تا راحتی بیشتری در آن فضا پیدا کند و متوجه شود که مخاطبان چگونه ارائه‌ی او را مشاهده خواهند کرد و از میزان فضایی که برای حرکت در حین سخنرانی دراختیار دارد، آگاهی پیدا کند.
- سخنرانی خود را به‌صورت صوتی و تصویری ضبط کند و با تماشاکردن و گوش‌دادن به آن دریابد در کدام قسمت‌ها، زبان بدن یا عملکرد صوتی و کلامی او به بهبود نیاز دارد.
آمادگی سریع برای سخنرانی
پرسش‌های رایج را پیش‌بینی کنید
در برخی از موقعیت‌ها می‌توانید پرسش‌ها یا درخواست‌هایی را که باید پاسخی بداهه به آنها بدهید، پیش‌بینی کنید. برای نمونه، شاید در مراسم سخنرانی طی رویدادی اجتماعی درباره‌ی تخصص کاری شما سؤالی بپرسند. ازآنجاکه شما حرفه‌ی خود را می‌شناسید، می‌توانید پاسخی را از قبل آماده کنید. شاید هم پروژه‌ی ویژه یا گرایشی داشته باشید که بخواهید آن را به دیگران معرفی کنید.
آمادگی برای سخنرانی استندآپ
اگر گمان می‌کنید ممکن است وسط جلسه شما را بلند کنند و از شما بخواهند که سخنرانی کنید. گاهی از شما می‌خواهند چند کلمه‌ای را با گروهی از مخاطبان به‌اشتراک بگذارید. در چنین مواقعی بهتر است چند دقیقه‌ای زمان بگذارید و پیش از انجام سخنرانی، درمورد نکات مهم یادداشت‌هایی تهیه کنید.
- برای سخنرانی خود از طرحی سه‌بخشی بهره بگیرید. ساختار سخنرانیِ سه‌بخشی شامل مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری است. از این ساختار استفاده کنید و درمورد نکات اصلی و مطلبی که قصد اثبات آن را دارید، فکر کنید. دو یا سه ایده‌ی اصلی برای بدنه فهرست کنید؛ با ساخت جمله‌هایی برای شروع، مقدمه‌ی سخنرانی را ایجاد کنید و با استفاده از خلاصه مطالب گفته‌شده و اشاره به گفته‌ی ابتدایی خود در مقدمه، نتیجه‌گیری خود را ارائه دهید.
- از الگوی ساختاری و سازمان‌دهی رایجی بهره بگیرید. به الگوهای معمولِ ساختاری فکر کنید که با آنها آشنایی قبلی دارید؛ الگوهایی مانند الگوهای موضوعی، مکانی، براساس ترتیب زمانی و مشکل/راه‌حل. الگویی برگزینید که با ایده‌های موردنظر برای سخنرانی شما همخوانی دارند.
- از عبارات و یادداشت‌های یک‌خطی استفاده کنید. حتما از یادداشت‌هایی بهره بگیرید که به‌صورت عباراتی یک‌خطی و به‌شکل سرنوشتار نوشته شده‌اند. یادداشت‌های خود را روی کاغذ یا هر وسیله‌ی دیگری (مانند گوشی هوشمند) بنویسید تا بتوانید به‌سرعت به آن نگاهی بیندازید و سپس دوباره سرتان را بلند کنید و به مخاطبان نگاه کنید.
چند نکته ریز:
- از دیدگاه‌ها و توضیحات خود بهره بگیرید. شاید بخواهید سخنرانی را با بیان نظرات و توضیحاتی برای معرفی پیام خود آغاز کنید. برای نمونه، می‌توانید به مناسبت آن سخنرانی یا سخنران قبلی اشاره کنید.
- ارتباط چشمی خود را حفظ کنید. اگر چند دقیقه‌ای برای آماده‌شدن برای سخنرانی وقت داشته باشید و یادداشت‌هایی نوشته باشید، می‌توانید به یادداشت‌های یک‌خطی خود نگاهی بیندازید و سپس دوباره به مخاطبان خود نگاه کنید.
- از خلاصه و عبارات گذار بهره بگیرید. حتما باید مطالب خود را به‌صورت خلاصه بیان کنید و هنگام جابه‌جایی میان ایده‌ها، از جمله‌ها و عبارات گذار برای ارتباط‌دادن ایده‌ی قبلی با ایده‌ی جدید استفاده کنید. در پایان نیز پیام خود را با بیان خلاصه‌ای به پایان برسانید.
در بیشتر موارد، مطالبی ارائه خواهید داد که پیش‌تر برای مخاطبان دیگری بیان کرده‌اید. در این موارد می‌توانید از مطالب یکسانی بهره بگیرید؛ ولی باید مقدمه را تغییر دهید و در آن به مناسبت یا مخاطبان فعلی خود اشاره کنید.
ارائه غیررسمی
بسیاری از موقعیت‌های سخنرانی شامل مناسبت‌های اجتماعی، جلسات یا گفت‌وگوهای یک‌به‌یکِ غیررسمی‌ای هستند که در آن می‌توانید ایستاده یا نشسته صحبت کنید. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- حفظ ارتباط چشمی: بسیار مهم است که مستقیما در چشم فردی که با او صحبت می‌کنید، نگاه کنید تا هر دو هنگام صحبت‌کردن به یکدیگر توجه داشته باشید.
- حذف سروصدا: باید مطمئن باشید که در اتاقی پرسروصدا، می‌توانید به‌راحتی صدای یکدیگر را بشنوید. اگر با مشکل سروصدا روبه‌رو هستید، می‌توانید به گوشه‌‌ای آرام‌تر بروید و در آنجا پیام کوتاه خود را به طرف مقابل انتقال دهید.
جلسه‌ی پرسش‌وپاسخ پس از سخنرانی رسمی
گاهی پس از سخنرانی باید در جلسه‌ی پرسش‌وپاسخ شرکت کنید. در این جلسه، مخاطبان پرسش‌هایی را مطرح می‌کنند و شما باید بدون یافتن فرصتی برای آمادگی، به آنها پاسخ دهید. در این شرایط:
- با دقت و هوشمندی به پرسش گوش دهید؛ آن را تکرار کنید و پاسخی مختصر و مفید به آن بدهید.
- اگر پاسخ را نمی‌دانید، این مسئله را بگویید و ترتیبی بدهید که بعدا و به‌صورت الکترونیکی به آن پاسخ دهید.
شما متخصص هستید و بیش از شنوندگان خود درباره‌ی موضوع سخنرانی می‌دانید. فراموش نکنید که شنوندگان می‌خواهند آنچه را که برای گفتن دارید بشنوند؛ حتی اگر گفته‌های شما اندکی آشفته باشد.
