نظام آراستگی؛ قدرت جادویی نظم

پایگاه خبری تحلیلی کلام تازه |

5s یا همان «نظام آراستگی» نشانگر پنج کلمه ژاپنی است که با حرف S شروع می‌شود که هریک از کلمات بیانگر یکی از اصول پنج‌گانه آراستگی محیط کار می‌باشد ترجمه فارسی پنج کلمه ژاپنی در این طرح بدین شرح است: سامان‌دهی (تفکیک و تعمیر)، نظم و ترتیب، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی (تداوم و ایمنی)، انضباط (تعلیم و انضباط)

پروژه‌ای به نام «نظام آراستگی» برگرفته از یک طرح اجرا شده‌ی موفق در کشور ژاپن، در شرکت توزیع برق شهرستان چناران به‌عنوان نمونه اولیه شروع شده است. طرحی که بر روی بهسازی و نظم در اداره متمرکز است و جالب است که بدانید قابلیت استفاده در منازل را نیز بطرز بسیار عجیبی دارد. طرحی که در صورت موفقیت قرار است در کلیه نواحی شرکت توزیع برق استان خراسان رضوی اجرایی شود.

هفته دولت تمام شده بود و پس از چند نوبت قراری که به نشستی ختم نشده بود، موفق شدم در دفتر کارش در شرکت توزیع برق شهرستان چناران واقع در حاشیه جاده آسیایی ببینمش، مثل همیشه با رویی گشاده پذیرایم شد و از برنامه‌های فشرده هفته دولت گفت و قرارهایی که کنسل شده بودند.

«خودمان علاقمند به اجرای این طرح در شرکت بودیم» این‌را کامران زیبایی مدیر برق شهرستان چناران می‌گوید. ليسانس برق دارد و بنظر می‌رسد سرش برای اجرای طرح‌های این‌چنینی درد می‌کند بخصوص آنجایی که از قصدش برای اجرای طرح دیگری بنام مدیریت دارایی‌ها می‌گوید. گویی تمامی ندارد این مرد!

می‌گوید: آرزویم این است که بتوانم اینجا را به‌عنوان یک اداره و شرکت خیلی منظم و آراسته در سطح شهرستان معرفی کنم تا با همدلی و وفاقی که این طرح بین همکاران بوجود آورده کار مردم هم منظم انجام شود. اگر شما بعنوان یک کارمند درست لباس بپوشید، تفکر و زبانت آراسته باشد. وقتی ارباب رجوع آراستگی روی میزت را ببیند و مشاهده کند که از شلوغی و پرونده اضافی روی میزت خبری نیست احساس می‌کند به کارش بزودی رسیدگی خواهد شد زیرا در این طرح از حجم پرونده اضافه بر روی میز دیگر خبری نیست.

چنان با ذوق از طرحی که در حال پیاده‌سازی آن است سخن می‌گوید که گویی با آن زندگی کرده است. البته 4 سال فعالیت روی یک طرح، مدت کمی نمی‌تواند باشد. می‌گوید از سال 94 تا انتهای سال 97 کارمان این بود که به صورت خود خواسته روی طرح کار کردیم و در انتهای سال 97 که مدیرعامل جدید جایگزین شد از او خواهش کردم که این طرح‌ را به صورت کامل و اصولی اجرایی کرده و بعد اگر مورد رضایت قرار گرفت در تمام استان اجرایی گردد. اجازه را به من داد و کار را شروع کردیم.

گویی طرحی که از آن سخن می‌گفت به بار نشسته بود، یک نوع زیبایی و آراستگی خاصی در اتاقش و راهروهای اداره به‌چشم می‌خورد، انگار به‌عمد همه چیز را میلی‌متری سرجایش قرار داده بودند. خودش هم فهمیده بود که طرحی که اجرای آنرا به‌عهده گرفته بود جواب داده و نمی‌توانست ذوقش را مخفی کند بخصوص وقتی که از استقبال شهردار چناران برای اجرای این طرح در شهرداری چناران می‌گفت چشمانش برق می‌زد.

نگاهی به عکسی که از او روی میز کارش بود انداختم. عکس مربوط به چهار سال پیش و اولین روزهای حضورش در چناران بود. رویش نوشته بود «کامران زیبایی، مدیریت برق چناران» و بعد با او شروع به گفتگو کرده و از او در خصوص «نظام آراستگی» پرسیدم. آنچه می‌خوانید حاصل این گفتگو است.

وقتی از مدیریت برق چناران می‌خواهم که در خصوص طرح و پروژه «پنج اس» یا «نظام آراستگی» برایم بگوید چنین توضیح می‌دهد: نظام آراستگی بر 5 اصل ساماندهی ـ نظم و ترتیب ـ پاکیزه‌سازی ـ استانداردسازی و انضباط استوار است و مبتنی بر یک فرهنگ باستانی شرقی است که ریشه در فرهنگ دینی و ملی کشورمان دارد. تجربه نشان داده است که نظام آراستگی یکی از مهم‌ترین و اجرایی‌ترین شیوه‌های انگیزشی برای بهبود محسوب می‌شود. کارکنان با اجرای این نظام، خود را در فرایند بهبود سیستم مثمرثمر دانسته و از این که سازمان به فکر بهبود محیط آنهاست راضی می‌شوند. بسیاری از اقلام اضافی و تعیین تکلیف نشده، موارد تعمیراتی و اصلاحی در محیط، به‌سرعت و در یک کار تیمی فشرده بهبود می‌یابد.

کامران زیبایی این‌را هم اضافه می‌کند که اگر امروزه ژاپن، رشد یا پیشرفت دارد یکی از مهم‌ترین دلایل آن اجرای صحیحِ این پنج کلمه است که آن‌را ابتدا در خانه‌ها، سپس در مدارس و در آخرین مرحله در محل کار اجرایی کرده‌اند. او ادامه می‌دهد: ما این کار را از محل کار آغاز کرده‌ایم و با همکاران عهد بسته‌ایم اگر شرکت توزیع نیروی برق شهرستان چناران به آن‌چه که خواستیم تبدیل شد خودمان یک پیک برای اجرای «نظام آراستگی» در خانه‌هایمان شویم.

ساماندهی، اولین اصل نظام آراستگی

از مدیریت برق چناران می‌خواهم که «پنج اس» یا «نظام آراستگی» را به ترتیب برایم توضیح دهد و او چنین می‌گوید: ساماندهی یا پاکیزه سازی گزینه اولی است که در این طرح به اجرای آن تاکید شده‌است. این دیدگاه به معنی تشخیص ضروری‌ها از غیر ضروری‌ها و جدا نمودن آن‌ها می باشد. پس از این جدایی باید تصمیمات لازم اتخاذ شود و بر روی ضروری‌ها اولویت‌های لازم اعمال گردد. می‌توان گفت عمل سوا کردن از چینش و قرار دادن اشیاء مهم‌تر و دشوارتر می‌باشد. سوا کردن در یک محیط مشخص می‌کند که چه چیز را می‌توان نگه داشت و چه چیز به کار نمی‌آید و باید دور انداخته شود. محیط زندگی و محل کار باید فقط شامل ابزار و وسایلی باشد که در آن محیط مورد نیاز می باشد.

کامران زیبایی ادامه داد: اجازه بدهید ساماندهی یا همان عمل سوا سازی را بیشتر توضیح بدهم. در طرح «نظام آراستگی» قانونی وجود دارد به نامِ قانون30 ثانیه، که این قانون قابلیت استفاده در خانه و هر جای دیگری را دارا می‌باشد. در قانونِ 30 ثانیه، شما هر چیزی را ظرف 30 ثانیه نتوانید پیدا کنید یعنی جای درستی نگذاشته‌اید. به‌عنوان مثال شما ظرف 30 ثانیه باید بدانید خودکارتان کجاست. برای اینکه بتوانید اجرای اصل 30 ثانیه را بدرستی انجام بدهید ابتدا جدولی تهیه کرده و لوازم را بر اساسِ این جدول و بازه زمانی استفاده‌اش تفکیک کنید. این جدول باید نشانگر سه موضوع باشد 1- کالاهای ضروری که زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرند2- کالاهای غیر ضروری که کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند 3- کالاهایی که اصلا مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و به عادت در خانه و محل کار آن‌ها نگهداری می‌شوند.

غیرضروری‌ها را شناسایی کنید

او راهکاری نیز برای شناسایی این کالاها ارائه می‌دهد و می‌گوید: برای شناسایی و تفکیک کالای‌های ضروری و غیر ضروری از یکدیگر از (رد تگ) یا همان برچسب قرمز استفاده می‌کنیم. بدین صورت که به کلیه کالاهای موجود در اتاقِ کار یا منزل، برچسب قرمز زده و در یک بازه زمانی مشخص به آن کالا مراجعه می‌کنیم. برچسب قرمز بخوبی تعداد دفعات مراجعه به آن کالا و میزان ضرورتِ نگهداری آن‌را به ما نشان خواهد داد.

زیبایی ادامه داد: در شرکت توزیع نیروی برق چناران از همکاران خواستیم کالاهای غیرضروریِ شناسایی شده در اتاق‌های شرکت را در مکانی جمع‌آوری نمایند، اقلام غیرضروری زیادی از اتاق‌ها بیرون آمد مثلا در اتاق من نیازی به پانچ نبود و اتاق دیگری نیاز به دو عدد پانچ داشت که جابجایی صورت پذیرفت.

نظم؛ جادوی اصل دوم

نظم و ترتیب، گزینه دومی بود که کامران زیبایی در تشریح گام بعدی طرح «نظام آراستگی» مطرح کرد او گفت: نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکان مناسب می باشد. این چیدمان باید به نحوی منظم باشد که یافتن اشیائی که در گام اول شناسایی شده اند، بسیار سریع و آسان باشد. در این گام باید اشیائی که زیاد مورد استفاده قرار می گیرند در دسترس باشند و اشیائی که کمتر استفاده می شوند، در محلی دور از دسترس قرار گیرند.

قدم سوم؛ پاکیزه سازی

مدیر برق چناران پاکیزه سازی را گام سوم دانست و گفت که برای حفظ سلامتی و ایمنی در محل مورد نظر، باید محیط و اشیاء پاکیزه نگه داشته شوند. او این‌را هم افزود که پاکیزه‌سازی لزوما برای نواحی که در معرض دید هست نمی‌باشد بلکه مختص به کلیه نواحی و سطوح می باشد و باید نظافت به صورت کامل صورت گیرد. در این مرحله علاوه بر این که آلودگی ها به طور کامل حذف می‌شوند، یک بازبینی از اشیاء و وسایل نیز صورت می‌گیرد و در صورت اشکال، خرابی‌ها تعمیر می‌شوند. هم‌چنین در این بازبینی منبع و منشاء آلودگی نیز یافت می‌شود.

او اضافه کرد: در طرح «نظام آراستگی» کارکنان اداره نباید وقت‌ زیادی را صرف تمیز کردن نمایند برای این منظور باید با از بین بردن تمام منافذی که ایجاد غبار و آلودگی می‌نماید توان و زمان کاری پرسنل صرف کارهای عمده و مهم گردد.

بهبود مستمر، شرط اصلی موفقیت پروژه

کامران زیبایی در ادامه به تشریح گام چهارم طرح در «نظام آراستگی» می‌پردازد و از استانداردسازی به‌عنوان روشی برای حفظ نتایج حاصل از ساماندهی ، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی یاد می‌کند، او می‌گوید: تنها یک بار انجامِ عملِ ساماندهی کردن و نظافت در محیط کافی نیست و برای تداوم آن برنامه‌های مشخصی لازم است. در این مرحله می‌توان به آسانی به عیب و نقص دستگاه‌ها نیز پی برد. می توان از برچسب‌ها، چک لیست‌های مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از خلاقیت در محیط کار باعث تداوم نظافت و آراستگی شد.

مدیریت برق چناران در ادامه صحبت‌هایش از اصلی بنام «کایزن» یا «بهبود مستمر» در جهت اجرای موفق طرح « نظام آراستگی» می‌گوید او گفت: امروز نه آنقدر اعتباری داریم که بتوانیم تمام اداره را خراب کرده و یک اداره‌ی مرتب و آراسته از نو بسازیم، در صورتی هم که بودجه فراهم بود اجازه این‌کار صادر نمی‌شد اما در این طرح بخوبی راهکار اجرای رفع این مشکل پیش‌بینی شده است.

از او می‌خواهم بیشتر توضیح دهد او گفت: در «بهبود مستمر» بمنظور استانداردسازی و پیشرفت در گام‌هایی که آن‌ها را تشریح دادم تداوم، شرطِ اصلی موفقیت است. یعنی شما در طول 365 روز سال در حال انجام فعالیت هستید و هر روز بخشی کوچکی از کار را انجام می‌دهید به‌عنوان مثال در گام‌هایی که برداشته بودیم و بررسی‌های صورت گرفته در شرکت توزیع برق شهرستان چناران به این نتیجه رسیده بودیم که می‌بایست پنجره‌های اتاق به‌منظور جلوگیری از گردوغبار، باد، سرما، گرما و سروصدایی که ایجاد می‌کرد تعویض شده و پنجره‌های استاندارد و دو جداره جایگزین آن شود. با توجه به هزینه زیاد و کمبود بودجه‌ای که داشتیم برنامه‌ریزی شد که این حرکت در بازه زمانی سه ساله انجام شود. هر ماه یک پنجره تعویض شد تا جایی‌که هم‌اکنون کلیه پنجره‌ها استانداردسازی و تعویض شده است و مبلغ آن نیز در جمع هزینه‌ها سرشکن شده است.

انضباط؛ آخرین مرحله است

مدیریت برق چناران مرحله نهایی«۵ اس» یا «نظام آراستگی»، را انضباط یا سازمان‌یافتگی و نظم می‌داند و می‌گوید سازمان‌یافتگی فرایندی است که از آموزش، تکرار و تمرین حاصل می‌شود. برنامه منظم بازدید، لباس و ابزار مناسب، منظم کردن چک لیست و گزارش‌نویسی لازمه انضباط و سازمان‌یافتگی محلِ‌کار می‌باشد.

او افزود: در این مرحله مجموعه‌ای از شیوه‌ها به کار گرفته می‌شود تا به افراد حاضر در محیط موارد نظافت و آراستگی محیط آموزش داده شوند. آموزش عادات و توانایی‌های درست در زمینه نظم و آراستگی، وضع قوانین و مقررات در محیطِ کاری، تمرین کردن و رعایت آن‌ها موجب انضباط در مجموعه می‌گردد. تمرینِ نظم و ترتیب، تمرینِ وقت شناسی و توجه به زیبایی‌ها و رعایت ظواهر، از جمله موارد سازمان‌یافتگی می‌باشد.

مهمترین نتیجه‌ی نظام آراستگی جلوگیری از «اتلاف هزینه، وقت و انرژی» می‌باشد

می‌پرسم «نظام آراستگی» چه نتیجه‌ای به همراه دارد؟ هدف نهایی و فواید اجرای آن چیست؟ و او در جوابم می‌گوید: به‌طور کلی هدف نهایی از این طرح پیشگیری از اتلافِ هزینه، وقت و انرژی است و ادامه می‌دهد: اگر بتوان روش «نظام آراستگی» را به ترتیب و بصورت صحیح پیاده نمود شاهد نتایج مفیدی خواهیم بود که اولین نتیجه‌ی آن آراسته‌شدن محیط است. باید قبول کرد که اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان انگیزه بیشتری برای فعالیت دارند و این مطلب منجر به افزایش بهره‌وری خواهد شد.

محیط کار لذت‌بخش می‌شود

کامران زیبایی، لذت بخش شدن محیط کار را دومین نتیجه نظام آراستگی دانسته و می‌گوید اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان با اشتیاق بیشتری از خواب برخاسته و در سر کار حاضر می‌شوند.

مدیریت برق چناران افزایش کارایی را حاصل سومین نتیجه از این طرح دانسته و اضافه می‌کند که چنانچه هر چیزی در جای مناسب قرارداشته و در دسترس باشد، انجام کارها آسانتر و نتایج آن لذت‌بخش‌تر است. آیا زمانی‌که کارکنان اسناد یا اطلاعات و یا شئ مورد نیاز خود را نمی‌یابند احساس یأس و سرخوردگی نمی‌کنند؟ آیا وقت آن‌ها و همکاران‌شان تلف نمی‌شود تا با گشتن در اطراف خود آنها را بیابند.

او ایجاد ایمنی و سلامتی را به‌عنوان چهارمین ره‌آورد اعلام و توضیح می‌دهد که محیط کاری مرتب و تمیز که درآن هر چیزی در جای مناسب خود قرار داشته و دستورالعمل‌های لازم در دسترس باشد، محیط کاری امن‌تری برای کار خواهد بود. هم‌چنین رفع آلودگی‌ها به حفظ سلامتی کارکنان کمک نموده و با اصلاح مسایلی نظیر گرما، سرما و تهویه محیط کار بیش از پیش مطلوب و آرام‌بخش خواهد شد.

مدیریت برق چناران، از صرفه‌جویی به‌عنوان آخرین نتیجه این طرح نام می‌برد. او می‌گوید که در این بخش به بررسی وضعیت دستگاه‌ها و سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری پرداخته و با رفع عیوب و نواقص و در نتیجه کاهش نیاز دستگاه‌ها و سیستم‌ها به جایگزینی، وضعیت آنها بهبود یافته و با کاهش مدت از کارافتادگی تجهیزات، هزینه‌ها نیز کاهش می‌یابند.

اجرای طرح نظام آراستگی، کار همه است نه کار فرد یا افراد خاص

او تاکید می‌کند که اجرای طرح نظام آراستگی کار همه است نه کار فرد یا افراد خاص. همکاری و کوشش در اجرای این طرح توسط هر فرد در محیط کارش را باید به‌عنوان یکی از معیارهای ارزشیابی و پاداش دهی عملکرد قرارداد. برای ارزیابی کارکنان دستورالعمل‌هایی تهیه گردیده و به بهترین آنان پاداش‌هایی تعلق خواهد گرفت. این تبعیض بجاست و با تبعیض بی‌جا تفاوت دارد. افراد سخت‌کوش شناسایی شده و برای آنان امتیاز خاص مد نظر قرار می‌گیرد. دیگر ارزش کار آنها نادیده پنداشته نمی‌شود.

مجری پیاده‌سازی طرح «نظام آراستگی» در شرکت توزیع نیروی برق شهرستان چناران در ادامه افزود: در طرح «کایزن» یا «بهبودِ مستمر» نظامِ پیشنهاداتی پیش‌بینی شده که بر اساس فرم‌های تعبیه شده، کلیه پرسنل شرکت قادر خواهند بود که پیشنهادات خویش را برای بهبود وضعیت و مدیریت هزینه‌ها ارائه و در صورت تائید و اجرایی شدن طرح پیشنهادی، کارت هدیه به وی تعلق خواهد گرفت و درصورت ارائه پیشنهادات عالی‌تر، جوایز نفیسی در مرکز استان به پیشنهاد دهنده تعلق خواهد گرفت.